De uitdaging van directieteams

Als directieteam heb je per definitie een uitdagende opdracht. Je wilt een heldere visie hebben en communiceren, je wilt je medewerkers aansturen en begeleiden, je wilt resultaten halen en het liefst elk jaar verbeteren, en je staat ook nog eens continue in de spotlights en bent daarom het voorbeeld met je houding, gedrag en besluiten voor de hele organisatie.

Directieteamleden hebben elkaar nodig om deze opdracht succesvol en met plezier uit te voeren. Vanwege de diversiteit aan verantwoordelijkheden en de dynamiek van een complete organisatie en omgeving, is het cruciaal dat je elkaar en elkaars drijfveren goed kent, elkaars verschillen kan waarderen en benutten, op elkaar kan terugvallen wanneer dat nodig is, ruis in onderlinge communicatie kan verkleinen en elkaar kan helpen steeds beter te worden.

Bovendien is het goed om je bewust te zijn van de onderlinge interactie. Wat zijn de ongeschreven regels ofwel de gedragspatronen tussen de teamleden (bijvoorbeeld: "we creeeren voortgang door gewoon aan de slag te gaan", of "deadlines vormen een richtlijn bij ons", of "als we bezig zijn dan stoor je ons niet)" . Welke ongeschreven regels hebben we als team, en waar staat het team over een jaar als deze patronen blijven bestaan?

En uiteraard is de samenwerking tussen directie en de rest van de organisatie belangrijk. Hoe wordt je als directieteam gezien, hoe wordt de communicatie en interactie met de rest van de organisatie ervaren. Inspireren jullie (directie en organisatie) elkaar, is er ruis op de lijn, zijn er afdelingen waar het wel en waar het niet mee werkt?  

Regelmatig aandacht organiseren voor de ontwikkeling als team is dan ook onontbeerlijk voor een directieteam, en dat mag ook leuk zijn!

In 5 stappen naar meer plezier en resultaat in de samenwerking

1. Intakegesprekken met elk van de directieleden en nulmeting op onderlinge samenwerking

2. Offsite in de natuur

3. Roadmap schetsen voor komende 16 maanden

4. Start met realisatie van roadmap en verdere begeleiding van directieteam

5. Continue rapportage, monitoring en bijsturen van voortgang

1. Intakegesprekken en nulmeting

De intakegesprekken zijn een eerste persoonlijke kennismaking en tevens een inventarisatie van de verschillende ambities, ideeen over de huidige situatie en de nodige stappen om te ontwikkelen en te verbeteren.

De inventarisatie is een (semi-) gestructureerde nulmeting van de onderlinge samenwerking in de vorm van een beknopte vragenlijst. Een team werkt optimaal samen als er duidelijkeid is over doel, taken en verantwoordelijkheden (wat) , en de teamleden elkaar aanvullen, inspireren en helpen (hoe). Als nulmeting gaat de "Teamscan" hier uitgebreid op in en geeft een helder beeld in hoeverre -

1. Duidelijkheid
2. Open communicatie
3. Waarderen van verschillen
4. Proactiviteit
5. Wendbaarheid
6. Gezamenlijke verantwoordelijkheid

- op niveau zijn, en in hoeverre ambities overeenkomen. Uiteraard is er ruimte om zelf aanvullende onderwerpen in te brengen en zo bespreekbaar te maken.

Een inventarisatie van de ervaringen in de organisatie met de directie completeren het beeld van de huidige situatie van de directie.

Naast deze Teamscan gebruik ik regelmatig drie andere tools bij de ontwikkeling van directieteams:

• Vitaliteitsscan
• Management Drives
• Organisational Health scan

2. Offsite in de natuur

Anderhalve dag samen op pad in de prachtige natuur in Nederland. Naast de nodige ruimte voor naar buiten gaan, wandelen, fietsen, gaan we met elkaar in gesprek. De intakegesprekken en de resultaten van de intake vormen het startpunt van de gesprekken.

Vragen en onderwerpen die we met elkaar bespreken:

• wat speelt er op dit moment onderling (spreek je uit)
• welke ideeen hebben we over de ontwikkeling van ons als team (verschillen en overeenkomsten)
• elkaar beter leren kennen
• gezamenlijke ambitie bespreken en benoemen
• wat hebben we meer en minder aandacht te geven
• wat hebben we dan als team te leren
• welke afspraken willen we dan als team maken
• hoe zorgen we ervoor dat we elkaar scherp houden en helpen hiermee
• in hoeverre staat een ieder hier achter
• wat hebben we nog meer met elkaar te delen

3. Roadmap

Op basis van de inzichten en afspraken uit de offsite, stel ik samen met 1 van de directieleden een roadmap op voor de verdere ontwikkeling van het directieteam voor de komende 16 maanden.

Onderwerpen die een plek hebben in de roadmap:

• Ambitie
• Uitvoering versus Verbinding
• Experimenten
• Vaardigheden
• Ritme van ontmoeten en afstemmen, per dag - week - maand - kwartaal - jaar
• Wat kunnen we zelf, en welke begeleiding is gewenst

4. Start verdere ontwikkeling en begeleiding

De begeleiding is een mix of selectie van persoonlijke coaching, teamcoaching, advies, training en projectmanagement.  

Coaching    -    Cruciaal in de ontwikkeling van het team is de ontwikkeling van elk van de teamleden. Het ontwikkelen van natuurlijk leiderschap en het behalen van resultaten staat centraal in de persoonlijke coachtrajecten.

Teamcoaching    - Tijdens teamsessies is nadrukkelijke aandacht voor het opvolgen van uitgesproken intenties en worden terugkerende patronen bespreekbaar gemaakt en waar nodig doorbroken.

Ook staat de manier van vergaderen en het faciliteren van sessies centraal. Elke vergadering is een moment waarop je elkaar en anderen kan inspireren, kan helpen, kan informeren, scherpte kan aanbrengen, plezier kan maken, beleid en aanpak bespreekbaar kan maken en kan wijzigen. Veelal is de vergadercultuur een spiegel van de organisatiecultuur en kan je met voorbeeldgedrag van je eigen vergaderingen gewenste ontwikkelingen in de organisatie entameren.

Advies -   Graag onderzoek ik waar organisaties echt goed in zijn en adviseer ik over de stappen die nodig zijn om hier meer resultaat mee te halen en met plezier samen te werken. Bovendien adviseer ik de opdrachtgever over de regie en voortgang van het verbetertraject.

Projectmanagement -   Het begeleiden van een verandering in een organisatie is een van mijn favoriete bezigheden. Afstemmen met directie, samenwerken met management en werkvloer en aansturen van de projectgroep zijn belangrijke werkstromen. In een verandering kan de organisatie veel zelf doen en vul ik aan waar nodig door middel van training en het managen van verbeteracties. Daarnaast werk ik samen met een aantal zeer ervaren specialisten die verdieping en versnelling kunnen aanbrengen waar nodig om het gewenste resultaat te halen.

5. Rapportage voortgang

1. Waar werken we naartoe
2. Wat hebben we gedaan
3. Welk resultaat is hiermee behaald
4. Wat zijn aandachtspunten (WAT en HOE) voor de komende maanden
5. Welke activiteiten staan gepland